Obowiązek informacyjny dedykowany Kontrahentom będącym osobami fizycznymi, osób reprezentujących Kontrahentów, oraz pracowników/współpracowników Kontrahentów.
I. Administrator
Administratorem danych osobowych jest Thai Wok sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (02-676) ul. Postępu 21, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000637733, posiadająca NIP: 5213748328 oraz numer statystyczny REGON: 365441968, z kapitałem zakładowym w wysokości: 87 500,00 zł (opłaconym w całości).
II. Kontakt z Administratorem
W zakresie danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem za pomocą poczty tradycyjnej pisząc na adres: ul. Postępu 21, 02-676 Warszawa lub poprzez wiadomość e-mail na adres: daneosobowe@thaiwok.pl
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz skontaktować się listownie – pod adresem siedziby wskazany powyżej lub poprzez ww. adres e-mail.
III. Źródło pozyskania danych osobowych
Dane osobowe zostały pozyskane:
a. bezpośrednio od Pani/Pana.
b. od podmiotu z którym współpracuje Administrator – w tym Pani/Pana pracodawcę lub zleceniodawcę.
IV. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”) w następującym zakresie, w jednym lub kilku z następujących celów oraz na jednej lub kilku z poniższych podstaw prawnych:
a. w celu przygotowania, zawarcia lub wykonania umowy, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (w zakresie Kontrahentów będących osobami fizycznymi i osób reprezentujących Kontrahentów),
b. w celu realizacji obowiązku prawnego Administratora polegającego na archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, dostaw, rozliczeń, reklamacji, dokumentacji księgowej, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej),
c. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią polegających na prowadzeniu współpracy na podstawie zawartej umowy, w tym w celu utrzymywania komunikacji z kontrahentem, który wskazał Panią/Pana jako osobę kontaktową tj. na podstawie tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
d. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, polegających na inicjowania kontaktu i utrzymywania relacji biznesowych, w tym polegających na budowaniu sieci kontaktów i udoskonalaniu usług Administratora tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
e. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, polegających na prowadzeniu korespondencji kierowanej do Administratora w związku z prowadzoną działalnością tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
f. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią polegających na ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
g. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią polegających na prowadzeniu marketingu bezpośredniego Administratora lub stron trzecich, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
V. Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być następujące podmioty:
a. osoby upoważnione przez Administratora – takie jak pracownicy i współpracownicy Administratora, którym dostęp do Pani/Pana danych osobowych jest niezbędny, aby wykonywać obowiązki wynikające z zawartych umów, podmiotom z grupy kapitałowej EBS,
b. usługodawcy świadczący usługi w imieniu Administratora lub na jego rzecz (np. podmioty świadczące usługi księgowe, biegli rewidenci, audytorzy wewnętrzni, kancelarie prawne, podmioty dostarczające infrastrukturę informatyczną),
c. jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w koniecznym zakresie także innym osobom trzecim, w szczególności uprawnionym organom państwowym np. organom ścigania, sądom, komornikom, urzędom skarbowym, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o właściwą podstawę prawną.
VI. Czas przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania umowy zawartej z Panią/ Panem lub podmiotem, który Pani/Pan reprezentuje, lub Pani/Pana pracodawcą / zleceniodawcą (lub przez okres gdy pozostaje Pani/Pan osobą kontaktową swojego pracodawcy / zleceniodawcy w związku z realizacją umowy, a po zakończeniu trwania umowy przez okres wymagany bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa (w tym przez okres określony przepisami dotyczącymi dochodzenia roszczeń). Dane osobowe będą przetwarzane również w celach utrzymywania relacji biznesowych z Pani/Pana pracodawcą / zleceniodawcą do czasu osiągnięcia celu przez Administratora lub do czasu sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
W przypadku kierowania do nas korespondencji (poprzez e-mail lub w formie papierowej), dane osobowe zawarte w tej korespondencji będą przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczyła korespondencja lub spraw z nią związanych, w zakresie niezbędnym dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
VII. Prawa przysługujące
Osobie, której dane są przetwarzane przysługują następujące prawa: prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych, prawo do przeniesienia danych. Ma Pani/Pan również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VIII. Prawo do wniesienia sprzeciwu
Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych przysługuje gdy:
a. przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony szczególną sytuacją, w której znalazła się osoba, której dane dotyczą lub
b. dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
IX. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego
Administrator nie planuje przekazywania Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich tj. do odbiorców mających siedzibę poza Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Szwajcarią, jednakże w przypadku pojawienia się takiej konieczności Pani/Pana dane osobowe zostaną przekazane przez Administratora z wykorzystaniem mechanizmów zgodnych z obowiązującym prawem, które obejmują m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Ma Pani / Pan prawo i możliwość uzyskać kopię tych danych osobowych.
X. Zautomatyzowanie podejmowanie decyzji
Administrator nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.
XI. Dobrowolność podania danych i ewentualne konsekwencje ich niepodania
Pani/Pana dane osobowe możemy pozyskiwać bezpośrednio od Pani/Pana jako kontrahenta lub dane osobowe osoby kontaktowej kontrahenta, w tym pracowników/ współpracowników pośrednio od kontrahenta. Podanie przez Panią/Pana jako kontrahenta danych osobowych w celu realizacji umowy z Administratorem jest warunkiem zawarcia umowy. Niepodanie tych danych uniemożliwi realizację celu przetwarzania, dla którego zostały zebrane. W pozostałym zakresie jeżeli podawane są dane, jest to dobrowolne.
Obowiązek informacyjny dedykowany pracownikom i współpracownikom
I. Administrator
Administratorem danych osobowych jest Thai Wok sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (02-676) ul. Postępu 21, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000637733, posiadająca NIP: 5213748328 oraz numer statystyczny REGON: 365441968, z kapitałem zakładowym w wysokości: 87 500,00 zł (opłaconym w całości).
II. Kontakt z Administratorem
W zakresie danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem za pomocą poczty tradycyjnej pisząc na adres: ul. Postępu 21, 02-676 Warszawa lub poprzez wiadomość e-mail na adres: daneosobowe@thaiwok.pl
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz skontaktować się listownie – pod adresem siedziby wskazany powyżej lub poprzez ww. adres e-mail.
III. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”) w następującym zakresie, w jednym lub kilku z następujących celów oraz na jednej lub kilku z poniższych podstaw prawnych:
a. w celu nawiązania i realizacji umowy, wykonywania praw i obowiązków wynikających z umowy oraz rozwiązania umowy – wobec pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO (obowiązek prawny, zgodnie z zakresem danych objętym art. 22[1] Kodeksu pracy); a wobec współpracowników (umowa cywilnoprawna) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO gdzie przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dotyczą przed zawarciem umowy,
b. w celu wykonywania obowiązków prawnych pracodawcy / zleceniodawcy, w tym w zakresie ubezpieczenia społecznego i (również wobec współpracowników) w zakresie realizacji zobowiązań podatkowych Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) lub art. 9 ust. 2 lit. b RODO w przypadku szczególnych kategorii danych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora lub osobę, której dane dotyczą w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej,
c. w celu realizacji obowiązku prawnego Administratora polegającego na archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, rozliczeń, dokumentacji księgowej, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej),
d. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora polegających na ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
e. w celu realizacji obowiązku prawnego polegającego na udostępnieniu danych na żądanie organu publicznego, który prowadzi postępowanie, jeżeli organ zwróci się z takim żądaniem w związku z prowadzonym postępowaniem i zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
f. w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz ochrony mienia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, polegających na zapobieżeniu powstania negatywnych skutków w postaci zagrożenia bezpieczeństwa i utraty / zniszczenia mienia) (dotyczy danych osobowych przetwarzanych w ramach monitoringu wizyjnego);
g. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią polegających na prowadzeniu marketingu bezpośredniego Administratora lub stron trzecich, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
IV. Odbiorcy danych osobowych
Administrator może przekazać dane osobowe kontrahentowi administratora, wobec którego pracownik / współpracownik reprezentuje administratora (w związku z realizacją umowy z kontrahentem), a także innym podmiotom z grupy kapitałowej EBS.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych może mogą być również następujące podmioty:
a. usługodawcy świadczący usługi w imieniu Administratora lub na jego rzecz (np. podmioty świadczące usługi w zakresie kadr i płac, usługi taksówkarskie, administracja budynku, audytorzy wewnętrzni, kancelarie prawne, ubezpieczyciele, podmioty dostarczające infrastrukturę informatyczną, operatorzy pocztowi, firmy kurierskie),
b. jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w koniecznym zakresie także innym osobom trzecim, w szczególności uprawnionym organom państwowym np. organom ścigania, sądom, komornikom, urzędom skarbowym, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o właściwą podstawę prawną.
V. Czas przetwarzania danych osobowych
Administrator dokłada wszelkich starań, aby Pani/Pana dane osobowe przetwarzane były w sposób adekwatny i tak długo jak jest to niezbędne do celów, w jakich zostały one zebrane. Mając to na uwadze, Administrator przechowuje Pani/Pana dane osobowe przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane lub, jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem, w szczególności okres realizacji umowy, przedawnienia roszczeń i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku dokumentacji pracowniczej okres ten wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy w stosunku do osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, a w stosunku do osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat na zasadach wskazanych w przepisach.
Dane osobowe zebrane za pośrednictwem monitoringu wizyjnego będą przetwarzane przez 30 dni, po którym to okresie następuje nadpisanie zarejestrowanego obrazu. Jednakże w przypadku konieczności dany zapis zostaje wyodrębniony i przetwarzany w celu ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (w okresie wymaganym bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa – w tym przez okres określony przepisami dotyczącymi dochodzenia roszczeń).
VI. Przekazywanie danych do państwa trzeciego
Administrator nie planuje przekazywania Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich tj. do odbiorców mających siedzibę poza Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Szwajcarią, jednakże w przypadku pojawienia się takiej konieczności Pani/Pana dane osobowe zostaną przekazane przez Administratora z wykorzystaniem mechanizmów zgodnych z obowiązującym prawem, które obejmują m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Ma Pani / Pan prawo i możliwość uzyskać kopię tych danych osobowych.
VII. Prawa przysługujące
Przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych wobec przetwarzania swoich danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony szczególną sytuacją, w której znalazła się osoba, której dane dotyczą. Ma Pani/Pan również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VIII. Zautomatyzowanie podejmowanie decyzji
Administrator nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.
IX. Dobrowolność podania danych i ewentualne konsekwencje ich niepodania
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do nawiązania, ukształtowania i realizacji stosunku prawnego łączącego Panią/Pana z Administratorem, a w zakresie dotyczącym stosunku pracy określonym w Kodeksie pracy oraz przepisami szczególnymi obowiązkiem pracownika. W pozostałym zakresie umownym dotyczącym współpracowników podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie tych danych uniemożliwi zawarcie lub realizację umowy.